Co to jest KPiR? Jak prowadzić KPiR?

Prowadzenie działalności gospodarczej wymaga przejrzystości w prowadzeniu dokumentacji, rozliczania się ze stosownymi urzędami i zatrudnianymi pracownikami. Aby ułatwić przedsiębiorcy pracę, opracowano różne metody ewidencji operacji gospodarczych. Bardzo chętnie prowadzona jest ewidencja w formie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów nazywanej w skrócie KPiR. Zapisując w niej operacje gospodarcze, można bardzo dokładnie rozliczyć się z odpowiednim urzędem. Pozwala też na dokładne śledzenie działalności przedsiębiorstwa, a co za tym idzie odnotowanie kosztów jej działalności, ale i dochodów. Jednak prowadzenie KPiR wymaga znajomości najnowszych przepisów prawa. Jak prowadzić KPiR w odpowiedni sposób?

KPiR co to jest?

Co to jest KPiR? Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów ewidencjonuje operacje gospodarcze. Warto jednak pamiętać, że nie każda firma może z niej skorzystać. KPiR można nazwać alternatywą dla pełnej księgowości, dlatego też nie wszystkie firmy są zobowiązane do jej prowadzenia lub wręcz ze względu na przepisy prawa narzucono im inną formę ewidencji księgowej.

Kto nie musi prowadzić KPiR?

W zasadzie można powiedzieć, że każda osoba prowadząca działalność, która dokonuje ewidencji w inny sposób, jeśli prawo na to zezwala. Przede wszystkim prowadzenie KPiR jest alternatywą dla prowadzenia ksiąg rachunkowych, a zatem firmy, które planują prowadzić pełną księgowość nie muszą zakładać KPiR. Warto wiedzieć, że w momencie, gdy będzie to konieczne ze względu na prawo lub też ze względu na chęć przedsiębiorstwo może z KPiR przejść na pełną księgowość.

KPiR nie muszą prowadzić również osoby, jakie rozliczają się w formie podatku zryczałtowanego. A także osoby wykonujące wolny zawód adwokata w zespole adwokackim. Również osoby, które po prostu dokonują sprzedaży pozostałych środków trwałych po zakończeniu działalności są zwolnione z obowiązku prowadzenia KPiR.

Prowadzenie KPiR – kiedy jest obowiązkowe?

Kto zatem jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji w formie KPiR? Warto tu posiłkować się ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Na jej podstawie można powiedzieć, że do prowadzenia KPiR zobowiązane są m.in. osoby fizyczne, spółki partnerskie, spółki jawne osób fizycznych czy spółki cywilne osób fizycznych, jakie wykonują działalność gospodarczą.

Wymienione podmioty mogą prowadzić ewidencję w formie KPiR jeśli ich przychody pochodzące z prowadzenia działalności gospodarczej za poprzedni rok podatkowy nie przekroczyły wysokości równej 2 mln euro po kursie przeliczony wg średniego kursu NBP podanego za pierwszy roboczy dzień października w roku poprzedzającym rok podatkowy.

Z KPiR mogą korzystać zatem zarówno osoby dopiero rozpoczynające prowadzenia działalności jak i firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw, ze względu na limit osiąganych przychodów.

KPiR kto prowadzi – przedsiębiorca czy księgowa?

Można się zastanawiać po pierwsze: KPiR jak prowadzić samemu, ale też czy rozliczanie KPiR nie pozostawić księgowej. Osoba, która dopiero zaczyna prowadzenie działalności już w formularzu CEIDG-1, przez który rejestruje prowadzenie działalności gospodarczej, musi wskazać, kto będzie zajmował się księgowością. A zatem można robić to samodzielnie, jeśli wiemy jak prowadzić KPiR lub też pozostawić to osobie zatrudnianej na stanowisko księgowego, ale też można od razu wskazać biuro rachunkowe, które będzie robić to za nas.

Jak wypełnić KPiR? Warto zapoznać się z kolumnami, jakie są do wypełnienia. A także istotne są daty powstania operacji gospodarczych. Dlatego dobrze jest wiedzieć, jakie operacje wpisujemy pod jaką datą. Przykładowo czy fakturę zakupu materiałów do świadczenia działalności należy wpisać z datą wystawienia, czy datą jej opłacenia. Jednak same kolumny są bardzo jasno opisane i nie powinno stanowić problemu prowadzenie KPiR samemu.

Dlaczego warto wybrać KPiR zamiast pełnej księgowości?

Przedsiębiorcy, którzy mogą wybierać księgowanie w KPiR lub pełna księgowość muszą wiedzieć, jakie korzyści wynikają z obu rozwiązań. Poradników jak wypełnić KPiR jest całe mnóstwo, ponieważ jest to bardzo łatwy sposób ewidencji, który wymaga znajomości odpowiednich kategorii kosztów czy też ewidencji według dat ich poniesienia. Jednak nie trzeba tu wypełniać skomplikowanych sprawozdać finansowych. Dlatego można powiedzieć, że w porównaniu do pełnej księgowości KPiR jest łatwiejsze.

Prowadzenie pełnej księgowości wymaga prowadzenia ksiąg rachunkowych i dodatkowych ewidencji na przykład środków trwałych. Ponadto trzeba sporządzać sprawozdanie finansowe, które obejmuje bilans, czy rachunek zysków i strat. Takie dokumenty dla młodego przedsiębiorcy, mogą być skomplikowane. Dlatego też jeśli zaczynamy działalność, ale chcemy prowadzić pełną księgowość, warto zatrudnić profesjonalną księgową, która pozwoli uniknąć błędów.

Prowadzenie KPiR nie tylko wiąże się z mniejszą ilością obowiązków i zakresem znajomości księgowania, ale też kosztami. Nawet jeśli KPiR będzie prowadzić biuro rachunkowe za nas, to i tak taka usługa jest o wiele tańsza niż prowadzenie pełnych ksiąg rachunkowych. A skoro jest również łatwiejszym sposobem ewidencjonowania operacji gospodarczych, jest też mniejsze pole do popełnienia błędów. A zatem jest to naprawdę dobra opcja dla przedsiębiorców, którzy prowadzą bardzo proste operacje gospodarcze i należą do MSP.

Księgowanie w KPiR — kiedy lepiej wybrać pełną księgowość?

Księgowość uproszczona ma wiele zalet, ale są przedsiębiorstwa, które mimo to już od pierwszego dnia decydują się na wybranie pełnej księgowości. Dlaczego? Głównie przez możliwość optymalizacji podatków za pośrednictwem kosztów. Pełna księgowość zawsze dostarcza również większej ilości informacji o stanie finansowym firmy, ale też wymaga wystawiania dokumentów, które chętnie są przyjmowane przez banki, gdy przedsiębiorca chce wziąć kredyt inwestycyjny. Warto też pamiętać, że pojawiające się w rozliczeniach odchylenia w KPiR nie będą w długim okresie widoczne, a przy pełnej księgowości będzie można je dostrzec i skontrolować działanie przedsiębiorstwa. Zatem prowadzenie pełnej księgowości, nawet gdy nie jest to obowiązkowe, też może być korzystne.